أنواع الاتصالات التجارية ومراحلها الرئيسية

الاتصالات التجارية جزء لا يتجزأ من حياة المجتمع الحديث. كل يوم في العمل ، يلجأ الأشخاص الذين يتمتعون بمكانة معينة ويشغلون منصبًا معينًا إلى أنواع مختلفة منه ويلتزمون بصرامة بالقواعد العامة والخاصة لآداب العمل. سيؤدي الاتصال التجاري المنظم بشكل صحيح حتى المدير المبتدئ إلى تحقيق الهدف بنجاح.

وراء مفهوم الاتصال التجاري هو نوع من الاتصال ، والغرض منه ليس عملية التفاوض نفسها ، ولكن حل مشكلة معينة أو تحقيق هدف معين ، وهو ملزم لجميع المشاركين في المحادثة ويقع في الخارج. عملية الاتصال نفسها.

يختلف هذا النوع من الاتصال عن الأنواع الأخرى بوجود الظروف التالية:

• يجب أن يكون الغرض أو الدوافع أو النشاط مشتركًا بين جميع المحاورين ؛
• المفاوضون في فاصل زمني مشترك: يمكن أن تحدث الاتصالات التجارية في أي منظمة أو مجموعة أو فريق ؛
• جميع المشاركين في هذه العملية مترابطون ، والأدوار الاجتماعية موزعة بوضوح بينهم ويتم بناء التسلسل الهرمي للتواصل ؛
• الاتصال في هذا السياق له لوائح صارمة يجب أن يطيعها جميع المشاركين ، بغض النظر عن الحالة: قواعد السلوك في بيئة العمل هي آداب العمل.

تشمل القواعد الأساسية لآداب العمل ما يلي:

• يجب على المحاورين التجاريين الالتزام بأسلوب اتصال معين، قم بصياغة أفكارهم بشكل واضح ودقيق ، وإعطاء حجج قوية لصالح وجهة نظرهم وتكون قادرًا على الاستماع وسماع المحاور. سيساعدك هذا على إجراء محادثة مثمرة دون قضاء وقت غير ضروري من رجال الأعمال.
• مع هذا التواصل ، المشاركين في المحادثة يجب أن يكون مؤدبًا قدر الإمكان... تسعى اجتماعات العمل إلى تحقيق نوع من الفوائد ، لذلك يتعين عليك أحيانًا التواصل مع أشخاص غير لطيفين للغاية.
• كلمات مفهومة وجمل بسيطة متأصل في هذا النمط. معبراً عنها بعبارات معقدة وكلمات أجنبية ، يمكنك تضليل الشخص أو حتى الإساءة إليه. وهذا بدوره يتعارض مع تحقيق الهدف المحدد.

تحمل الاتصالات التجارية ثلاث وظائف رئيسية لها أهداف ومبادئ نهائية مختلفة للتأثير البشري:

• المعلومات والاتصال تتضمن الوظيفة جمع وتشكيل معلومات محددة من قبل المشاركين في المحادثة ، وكذلك تبادل المعرفة المتراكمة في عملية المفاوضات.
• التنظيمية والتواصلية تهدف الوظيفة إلى تصحيح سلوك المشاركين في الاتصال. أثناء الاتصال المؤسسي ، لا ينظم الموضوع نموذج السلوك الخاص به فحسب ، بل ينظم أيضًا المشاركين الآخرين في المحادثة. لأداء هذه الوظيفة ، تعتبر الطرق التالية مناسبة: الإقناع أو الإيحاء في إطار آداب الكلام ، ونسخ السلوك.
• فعالة الاتصالية ترتبط الوظيفة ارتباطًا مباشرًا بالجوانب العاطفية لموضوعات الاتصال.

يتم تصنيف جميع أنواع اتصالات الأعمال الحالية وفقًا للعديد من المعلمات. دعونا نعتبر الأكثر شعبية بين الموجودة.

اعتمادًا على طريقة تبادل المعلومات ، يتم تمييز الاتصالات التجارية الشفوية والمكتوبة:

1. تشمل الأنواع المكتوبة من الاتصالات التجارية جميع أنواع الوثائق الرسمية. يمكن أن يكون هذا تقريرًا مرجعيًا ، ومذكرة تفسيرية ، وتقارير ومحاضر اجتماعات ، وخطابات عمل ، وبيان ، وميثاق داخلي لشركة ، وعمل شطب ، وأمر ، وإشارة كتابية ، ووصف وظيفي وغير ذلك الكثير . أي وثيقة رسمية مع التوقيعات أو الأختام موضوع الاتصالات التجارية.
2. يمكن أن تعزى المفاوضات والاجتماعات والاجتماعات والمحادثات التجارية والتقارير واجتماعات التخطيط إلى النوع الشفهي للاتصالات التجارية.

من خلال التفاعل بين المشاركين ، هناك أنواع مباشرة وغير مباشرة من الاتصالات التجارية:

• يشمل الاتصال المباشر المفاوضات بين الشركاء دون استخدام أموال إضافية ، أي أن المحاورين في نفس الغرفة ويتواصلون وجهًا لوجه.
• يحدث الاتصال غير المباشر باستخدام وسائل الاتصال الحديثة - الهاتف والبريد الإلكتروني واتصالات الفيديو.
• يتيح لك الاتصال عن بُعد حل بعض المشكلات بسرعة بين الشركاء من مختلف البلدان. لكن التجربة تظهر أن المحادثات وجهًا لوجه هي الأكثر إنتاجية.

يتضمن تصنيف آخر تقسيم أنواع الاتصالات التجارية إلى اتصالات لفظية وغير لفظية:

1. يتضمن الاتصال اللفظي التفاعل بين الأشخاص الذين يستخدمون الكلام البشري. بمساعدة أنظمة اللغة واعتمادًا على نوايا الشخص ، يتم تشكيل نصوص الكلام. يمكن أن تكون مكتوبة وشفوية.
2. يحدث التفاعل غير اللفظي بين الناس دون استخدام الكلام. وسائل هذا الاتصال هي المظهر الخارجي للمشاعر والعواطف - لغة الإشارة وتعبيرات الوجه والنظرة والمهارات الحركية للجسم. إنهم متحدون بمفهوم مشترك: الحركية.

بالإضافة إلى الأنواع ، هناك أيضًا أشكال من الاتصالات التجارية ، هم مقسمون إلى أحادي وحواري.

1. تتضمن المجموعة الأولى أشكال اتصال مع مشارك واحد: تقرير ، استئناف ، خطاب ترحيب ، إعلان. في هذه الحالة ، يتصرف الشخص كخطيب وينقل بعض المعلومات إلى المستمع. يجب أن يفهم بوضوح ما يتحدث عنه ، وأن يكون قادرًا على التعبير عن أفكاره بوضوح.
2. تفترض أشكال الحوار وجود مشاركين أو أكثر.

المفاوضات هي شكل مناسب من أشكال الاتصال عند مناقشة أهم القضايا وهي:

• عمودي - مع السلطات العليا ؛
• أفقي - داخل المنظمة ؛
• غير مصرح به - أي غير مخطط له ، يتم تنفيذه بعد المدرسة ؛
• على أعلى مستوى - لا يجتمع إلا الأشخاص الذين يتمتعون بوضع رؤساء الشركات المهتمة ؛
• على الطاولة الموسعة - اجتماع مجموعات العمل أو اللجان المعينة خصيصًا.

المحادثة ، من بين أشكال أخرى ، لها طابع مبسط وغير رسمي. التفاعلات في بيئة العمل. يتضمن هذا النموذج أي جهة اتصال في العمل مصممة لحل مشكلة ما. لا يمتلك كل شخص الهدية في الوقت المناسب لإجراء محادثة غير رسمية مع رؤسائه وقيادتهم بلباقة إلى حل المشكلات التي تهمهم.

المناقشة أو الخلاف هو طريقة لحل المشكلة من خلال مقارنة وجهات نظر مختلفة ، وغالبًا ما تكون معاكسة. نتيجة مناقشة مثمرة هي اتخاذ قرار واحد بالاتفاق المتبادل بين الأطراف بعد الاستماع بدوره إلى جميع الجوانب الإيجابية والسلبية. يتميز هذا النوع من التواصل بألوانه العاطفية الأكثر وضوحًا ، ولكن في دوائر الأعمال ، من المعتاد اتباع بعض القواعد. يجب على الخصوم عدم التحدث لفترة طويلة ، ومقاطعة بعضهم البعض.

من المعتاد تقسيم عملية محادثة عمل من بدايتها إلى تحقيق هدف محدد إلى مراحل أو مراحل معينة.

دعونا نفكر في كل منهم بمزيد من التفصيل.

• التحضير لموعد. في هذه المرحلة ، من المهم جدًا تحديد خطة للمحادثة القادمة ، لتحديد نطاق المهام اللازمة لحل المشكلات بوضوح. مقدمًا ، يجدر إجراء استفسارات حول المحاور ، بناءً على اختيار تكتيكات المحادثة والحجج اللازمة. في الواقع ، تعتمد نتيجة الاجتماع على مدى أهمية الاجتماع.
• علامة المكان والزمان للمفاوضات. يعتمد تعريف هذه المعلمة على دور المحاورين. عادة ما يتم تحديد إحداثيات المفاوضات من قبل المحاور الأعلى. إذا كان الاجتماع على قدم المساواة ، فيمكن للمشاركين الاتفاق بشكل متبادل.

• إقامة الاتصال مع المحاور. هذه المرحلة ، لغرضها الوظيفي ، هي بداية المفاوضات. غالبًا ما تضيف النظرة الأولى أو كلمة المحاور موقفًا لاشعوريًا تجاهه وتؤثر على الرغبة في مواصلة المحادثة. أثناء إنشاء الاتصال ، من المهم كسب المحاور في أسرع وقت ممكن وإكمال المرحلة من خلال إنشاء اتصال نفسي - اللحظة التي يكون فيها جميع المشاركين في الاتصال جاهزين للوصول إلى النقطة.
• تعريف المشكلة وتبادل المعلومات المتاحة. في هذه المرحلة ، من المهم التعبير عن جميع الأسئلة التي تهمك ، للإشارة إلى اتجاه المحادثة ، لإعطاء فهم عام للمشكلة.
• الحجج لصالح الحل المقترح... ترتبط مرحلة المناقشة ارتباطًا وثيقًا بالمرحلة السابقة وتتدفق منها بسلاسة. خلال هذه الفترة ، من المهم جدًا ملاحظة جميع الجوانب الإيجابية في رؤيتك لحل المشكلة ، لتطبيق مهارات الإقناع ، خاصةً إذا كان المحاور متمسكًا بوجهة نظر مختلفة.
• الحجج المضادة. في هذه المرحلة ، يتم الاستماع إلى الحجج المضادة للمحاور ، الذي قد لا يوافق دائمًا. من المهم الاستماع بعناية وهدوء إلى المحاور لفهم جوهر موقفه. ستساعدك الأسئلة الإرشادية على فهم ما إذا كان الاعتراض مرتبطًا بنقص المعلومات المقدمة.
• إيجاد حل وسط في حل المشكلة. في عملية طرح الحجج والمقترحات بالتناوب ، يتم البحث عن حل يناسب جميع الأطراف في المفاوضات.
• صناعة القرار. تعني هذه المرحلة اتفاق جميع الأطراف على موقف واحد ، والوصول إلى قاسم مشترك.

• تثبيت النتائج. تنتهي جميع اجتماعات العمل بتوقيع تأكيد خطي للقرار المشترك.الاتفاق هو انعكاس لحقيقة أن الاجتماع لديه نتيجة نهائية مقبولة للجميع.
• قم بإنهاء الاتصال. بعد مناقشة القضايا المهمة ، يجب أن تكون قادرًا على الانفصال بشكل صحيح مع المحاورين ، وربما ترك بطاقة عمل أو اطلب تفاصيل الاتصال من الشركاء.
• التحليلات النتائج التي تم الحصول عليها. هذه المرحلة نهائية. وهي مصممة لإظهار كيف كان القرار الذي تم اتخاذه صحيحًا ومربحًا للمشاركين في المحادثة.

مفتاح نجاح الأعمال التجارية هو الاتصال التجاري المنظم بشكل صحيح مع عملائك وشركائك. لتحقيق ذلك ، يجب مراعاة بعض الفروق الدقيقة.

• يجب عليك دائمًا إبقاء الوضع تحت السيطرة. عرض العواطف والمشاعر غير مناسب في بيئة الأعمال. يمكن أن تتداخل مشاعر الخوف وانعدام الأمن مع اتخاذ القرار ، ويمكن أن تؤدي مشاعر الشفقة الناتجة عن التلاعب بالمحاور إلى توقيع عقد غير مربح. من غير المقبول إظهار سلس البول والعدوانية أثناء أنواع التواصل الحوارية ، مثل المناقشة. مع وجود شريك غير متوازن ومتشكك دائمًا ، لا يكاد أي شخص يريد التعامل معه.
• القدرة على توقع رغبات العميل - عنصر مهم آخر لإدارة الأعمال الناجحة ، لأنه في أي عمل تهدف جميع أنشطة الشركة إلى تلبية احتياجات العميل. الانتباه واللياقة ، خدمة من الدرجة الأولى ستجعل العميل يعود مرة أخرى.
• تخطيط والقدرة على التمييز بين الرئيسي والثانوي. في أي مفاوضات ، من المهم التحدث بإيجاز ووضوح ، دون الخوض في تفاصيل الخطة الثانية. عادة ما يكون لدى رجال الأعمال وقت محدود ، لذا لا يجب عليك تحضير مونولوجات طويلة للاجتماعات المهمة.
• يجب ألا تتداخل علاقات العمل مع العلاقات الشخصية. حتى لو كان الشخص مكروهًا ، فإن هذا لا يعني أنه لا يمكن أن يكون مفيدًا من الناحية التجارية. إن إظهار الموقف الخيري والداعم ، والاهتمام الصادق بحجج المحاور سيسمح باجتماع مثمر.
• الصدق والشفافية في النوايا. أثناء المفاوضات ، عليك أن تتصرف بإخلاص ، وأن تؤكد كلامك بالحقائق والإحصاءات. بعد كل شيء ، أي عمل غير نزيه من أجل صفقة مربحة يمكن أن يقوض ثقة الشريك بشكل دائم ويلحق الضرر بالسمعة.
• معرفة أساسيات آداب العمل.

يوضح الفيديو أدناه القواعد الخمس الأساسية لاتصالات الأعمال.