إدارة الوقت: كيف نفعل كل شيء في الوقت المناسب؟

يشتكي الكثير من الناس طوال الوقت من ضيق الوقت. أريد أن يكون لدي الوقت لإكمال العديد من المهام ، لكن لا شيء يحدث. من هذا ، يتراكم التوتر العصبي ، وتتدهور العلاقات مع الأحباء. إذا لم يتم عمل أي شيء ، سيمر الوقت كالرمال. وبعد ذلك يمكنك أن تفقد كل ما هو أثمن: العمل والأصدقاء والعائلة. لمنع حدوث ذلك ، تحتاج إلى تعلم كيفية توزيع إمكاناتك من حيث القيام بأشياء مختلفة بالطريقة الصحيحة.

تخطيط الوقت هو عملية محددة للغاية. يتكون يتحكم في الوقت الذي يقضيه الفرد في أي نشاط... في الوقت نفسه ، قاموا بتضمين الكفاءة في هذه العملية عن عمد. هذا يعني أنه يتم استخدام طرق مثل تحديد الأهداف ومراقبة التكلفة وتحديد الأولويات هنا. إدارة الوقت فن ضروري لتقدم أي عمل تجاري.

يتضمن هذا العامل مفهومًا مثل نقص وقت العمل. يحدث عندما عملية نشطة منظمة بشكل غير كاف. هذا يؤثر على جودة وكفاءة العمل.

تنشأ مشاكل الوقت في العمل عندما ، في جوهرها ، لا يتم حل بعض المهام الهامة.

• عندما الشخص لا يعرف جدول زمني واضح يوم عملك القادم.
• متي عدم تنفيذ العمل المخطط له في الوقت المحددونتيجة لذلك ، هناك تداخل في اللحظات النشطة فوق بعضها البعض. في هذه الحالة ، يُجبر الشخص على أداء واجباته الرسمية في المنزل. وهذا يعني أن الوقت المخصص لتوفير احتياجات المنزل (غسيل ، تنظيف) يتحول.
• هذا يحدث نتيجة لذلك تفريق القوات. ثم يتم ترك بعض النقاط دون الاهتمام الواجب.
• مسائل غير مهمة يصرف عن العمل الرئيسي.
• بشر باستمرار في عجلة من امرنا لذلك متعب جدا.
• إذا كان الموظف لا يتوافق مع المنصب الذي تشغله ، ثم لديه أيضا مشاكل مع الوقت.
• متي لا يوجد دافع للعمل الكامل.
• فرد لا يستطيع التوفيق بين احتياجاته والفرص.

من الواضح لأي شخص أنه لا يمكن إدارة الوقت ، ولكن يمكن استخدامه بشكل فعال.

وهذا المصطلح يعني أيضًا المحاسبة والتخصيص والتصميم التقريبي السريع لجميع موارد الوقت.

عندما تعيش وفقًا لمبدأ "افعل أكثر واعمل أقل" ، تصبح الحياة غنية. يمكن تطوير القدرة على إدارة الوقت.

عندما يسعى الشخص إلى تغطية كل شيء في وقت واحد ، بينما لا يكلف نفسه عناء التخطيط وعدم السيطرة على الموقف ، تظهر المشاكل بمرور الوقت. ثم يبدو له أن الساعات الثمينة تذهب وتضيع.

لذلك ، من الضروري الاقتراب بشكل أساسي من عملية توزيع القوى والموارد التي تساهم في تنفيذ مختلف الأمور. إذا تم توزيع كل شيء بشكل صحيح ، فيمكن القيام بكل شيء في الوقت المناسب.

هذه بالتأكيد نقطة مهمة. يجب أن تبدأ من خلال خلق بيئة مناسبة لذلك. إذا تحدثنا عن مكان العمل ، فيجب عليك أولاً وقبل كل شيء أحط نفسك بأشياء ممتعة وقم بإزالة كل الأشياء غير الضرورية من عينيك. هذا ينطبق على كل من اللحظات المادية وغير المادية.

يمكن تركيب لوحة خاصة بالمغناطيس فوق الطاولة. كل يوم سيكون عليك وضع خطة لتنفيذ الأنشطة المختلفة ، حيث سيتم حساب كل شيء في دقائق.

وتذكر ذلك هذه الأنشطة هي تخطيط طويل الأجل. عليك أن تعتاد على ذلك. ركز على عملك ولن يكون عبئا عليك.

يمكن قول الشيء نفسه عن الأعمال المنزلية التي عليك القيام بها كل يوم. في هذه الحالة ، من المفيد أيضًا وضع خطة محددة. لذلك ، قم بإنشائه ووضعه بمغناطيس على الثلاجة.

على سبيل المثال ، افترض أنك تخطط لغسل ملابسك المتسخة بعد العمل في المساء. يستخدم الناس المعاصرون آلات خاصة. لذلك ، لا داعي لإضاعة الوقت في الغسيل نفسه. فى هذا الشأن الشيء الرئيسي هو عدم نسيان تنفيذ الخطةوهي: تحميل الغسيل وتشغيل الجهاز. وبعد ذلك ستقوم بكل العمل بنفسها. في غضون ذلك ، سيتم غسل الغسيل في الغسالة ، يمكنك الخياطة على الزر الممزق أو تقشير البطاطس.

تحتاج حتى إلى التخطيط لما ستأكله على العشاء. من الأفضل تأجيل الأطباق التي تستغرق وقتًا طويلاً للطهي إلى عطلة نهاية الأسبوع. في أيام الأسبوع ، لا بأس من وصفات أبسط.

لتحقيق هذا الشرط ، من الضروري تحديد مجالات النشاط الرئيسية. على سبيل المثال، حاول اختيار المهام الأكثر إلحاحًا ووضعها في القائمة العلوية.

على سبيل المثال ، في الشهر الذي حل للتو ، تريد أن تملأ الخطة بشكل زائد وتحسن من أدائك. إذا كنت مدير مبيعات ، فأنت بحاجة إلى إنشاء هدف ، وهو: الاتصال بالعروض المختلفة ليس فقط قاعدة العملاء التي تم إنشاؤها بالفعل ، ولكن أيضًا لجذب المزيد من الأشخاص المهتمين بنشاطك إلى هذه العملية.

لهذا تحتاج تشير إلى رقم تقريبي للربحية ، والتي ستزداد بلا شك نتيجة للتدابير المتخذة. سيكون هذا هو هدفك وفي نفس الوقت النتيجة المتوقعة.

يمكن تنفيذ نفس الأنشطة تقريبًا إذا كنت ترغب في الحصول على وقت لإكمال مهام معينة في الشهر القادم من شأنها تحسين حياتك وتحقيق أهدافك الشخصية ، على سبيل المثال ، إصلاح شقتك أثناء الإجازة.غالبًا ما يحدث أن الناس قد خططوا لشيء واحد ، لكن النتيجة مختلفة تمامًا.

النقطة الأولى هي التكاليف النقدية. تقرر بشأنهم. ثم اكتب بالتفصيل جميع الأنشطة التي يجب القيام بها وتخيل النتيجة. للقيام بذلك ، يمكنك تعليق رسم على الثلاجة ، والذي سيشير إلى جميع الأعمال المنجزة.

على سبيل المثال ، في اليوم الأول من إجازتك ، سوف تطلب جميع المواد الضرورية التي سيتم استخدامها للتشطيب. إذا كنت بحاجة إلى تخصيص المزيد من الوقت لذلك ، فخصصه.

سيستغرق استلام الطلب من متجر الأجهزة يومًا آخر. يجب فحص جميع المكونات الضرورية وتحديد موقعها المؤقت. فكر مليًا في هذا السؤال وحدد نتيجة العمل المنجز.بعد ذلك ، خطط لجميع أفعالك بالترتيب. على سبيل المثال ، بعد الاستعداد الكامل للإصلاحات من حيث المواد المستوردة ، اكتب كل يوم من حيث أداء الأعمال المنزلية بأنفسهم.

فجأة حدث خطأ ما ، وستستغرق إحدى عمليات التلاعب وقتًا أطول قليلاً مما كان مخططًا له مسبقًا. على سبيل المثال ، قد تشعر بتوعك وسيستغرق التعافي عدة أيام.

يجب أن يتم تنفيذ هذا الحدث بأكثر الطرق دقة. من الأفضل القيام بذلك على قطعة من الورق ووضعها في أكثر الأماكن بروزًا.

وتذكر ذلك يجب أن تنطبق هذه القواعد على كل من واجبات الوظيفة والأعمال المنزلية. بالنسبة لأولئك الذين يعانون من شارد الذهن قليلاً ، تحتاج إلى جدولة جميع الإجراءات بالدقيقة. حتى لا تنسى أن وقتك محدود ، ضع "تذكيرات" على هاتفك أو المنبه. بمجرد اكتمال المهمة ، اشطبها من القائمة.

يجب تنفيذ هذه النقطة المهمة بعناية خاصة ، وإلا فإنك ستنفق أقصى قدر من الطاقة ، وتتعب ، وتضيع الوقت ، ولن يتحقق الهدف.

بعد الغداء ، ستشعر بالرضا عن عملك. سيخفف هذا العامل من التوتر ويتجه نحو الإيجابية.

في العمل ، هذا الخيار أمر لا بد منه. بالإضافة إلى خطة العمل العامة ، ضع واحدة أخرى - واحدة إضافية. في خطة تحديد الأهداف ، حدد النقاط التي تحتاج إلى إكمالها "هنا والآن". ثم اترك كل الأشياء تسير بترتيب تنازلي من حيث الأهمية.

لنفترض أنك بدأت بالفعل في التخطيط ، مما يعني أنك تعرف بالفعل مقدار الوقت المستغرق لوظيفة معينة. لذلك ، يمكنك بسهولة تحديد الوقت الذي تريد تخصيصه لأي حدث معين.

بالطبع ، إذا عملت إلى أقصى حد ، فلن تحصل على النتائج التي توقعتها من الحدث المسمى "تخطيط الوقت". كل هذا سيحدث لسبب عادي. إنه فقط أن عقلك هو ما يسمى بالكمبيوتر. إذا كانت وظائفه باهظة ، فسوف تفشل ببساطة ، وستحصل على موقف مرهق بدلاً من العمل الفعال.

يجب على أي شخص ، حتى لو كان مشغولاً للغاية ، أن يخصص وقتًا لاحتياجاته الشخصية.

بفضل هذا الإجراء ، سترتاح وترتب مظهرك.

هناك عدد كبير منهم ، ولكن الأكثر شهرة هي مصفوفة أيزنهاور وما يسمى بمذكرات ستيفن كوفي. دعونا نعتبرها بالترتيب.

الأول هو مصفوفة أيزنهاورالسماح باستخدام أساليب التنظيم الذاتي. كان مصمم المصفوفة دائمًا مشغولًا للغاية ، لذلك ابتكر مصفوفة لمساعدتك في تحقيق أقصى استفادة من وقتك. هذا الاختراع يشبه 4 مربعات ذات قاعدة على شكل محورين. كل منهم يسجل الأنشطة التي يتعين القيام بها. هذه هي الطريقة التي يظهر بها الرسم التخطيطي الذي يوضح الأشياء التي يجب القيام بها أولاً ، وأيها لاحقًا.

يتضمن القسم "أ" دائمًا الأمور العاجلة التي يجب إكمالها خلال النهار. تذكر أن هذا القسم يجب أن يكون فارغًا دائمًا تقريبًا. إذا امتلأ كثيرًا ، فسيشير ذلك إلى أنك شخص غير منظم.

لا يتألف القسم "ب" من حالات عاجلة للغاية ، ولكنها حالات مهمة للغاية. يجب دائمًا إعطاء الحالات المكتوبة في هذا القسم الأولوية القصوى. من المعتقد أنك إذا قمت بأعمال تجارية من هذا القسم فقط ، فسوف تحقق نجاحًا كبيرًا في أنشطتك.

القسم "ج" يتضمن تقديم القضايا التي قد تصرف الانتباه عن النشاط الرئيسي. إنها تجعل من الصعب على الشخص التركيز. هذه أحداث احتفالية مختلفة ، اجتماعات مع أشخاص غير مهمين وما شابه.

يحتوي القسم "D" على الأشياء التي لا تستحق القيام بها بشكل عام. إنهم "يأكلون" الوقت الثمين. هذه محادثات مع الأصدقاء ومراسلات غير ضرورية على الشبكات الاجتماعية وغير ذلك الكثير.

من خلال الاستخدام الصحيح للمصفوفة ، ستتعلم ألا تشتت انتباهك بالتفاهات وأن تدير وقتك بشكل صحيح.

هناك تقنيات أخرى ، على سبيل المثال ، يوميات ستيفن كوفي. تطبيقه يعلم تحديد الأولويات. إذا استفدت من نصيحة المؤلف ، يمكنك اكتساب مهارات شخص مؤثر للغاية. من اليوميات ، سوف تتعلم ما يعنيه مصطلح "إدارة الوقت" وكيف يتم تحقيق الأهداف ذات الأولوية. للقيام بذلك ، تحتاج إلى تطبيق طريقة تخطيط من أربعة طوابق. الدائرة على شكل مثلث. نقسمها إلى 4 أجزاء ، وبدءًا من الجزء العلوي ، ندخل ما يلي في كل جزء:

• خطة يومية
• خطة أسبوعية
• حدد الأهداف؛
• تحديد القيم.

سيؤدي ذلك إلى إنشاء هرم إنتاجيتك الشخصية. الآن دعونا نلقي نظرة على كل عنصر على حدة.

• العنصر الأول يحتوي على تعريف القيم. دهذه الأشياء لها أهمية قصوى بالنسبة لنا. حياتنا كلها تتكون منهم. لذلك ، فهم في قاعدة الهرم.
• بعد هذه النقطة تأتي النقطة التالية. تناسبها الأهداف المقصودة
• يضع الكثير عند التخطيط للحالات علامة المساواة بين جميع الحالات. لا يمكنك فعل ذلك. إذا كنت ترغب في تحديد أكبر عدد منهم ، فقم بجدولة أنشطتك أسبوعيًا. اصنع ما يسمى بوصلة أسبوعية. يجب أن يكون سؤاله الرئيسي حول الأمور المهمة هذا الأسبوع.
• وأعلى إنتاجية هو عنصر "الخطة اليومية"... هذا هو المكان الذي تتحقق فيه من الاتفاقيات المحددة مسبقًا ، وتقوم بعمل قائمة مهام واقعية ، وترتيب الأولويات.

في الختام ، نلاحظ أنك بحاجة إلى العيش وفقًا لقيمك الأساسية. لهذا من الضروري توضيحها.

بعد ذلك ، حدد التزاماتك الشخصية. للقيام بذلك ، قسّم الهدف إلى عدة أجزاء.

إن فهم أن هناك 24 ساعة فقط في اليوم سيساعد في حل هذه المشكلة. NSيجب تقسيم ذلك الوقت بطريقة معينة.

• يستغرق يوم العمل حوالي 8 ساعات... من بين هؤلاء ، حوالي 5 ساعات تعتبر الأكثر فعالية. عادة ما يتم إنفاق الوقت المتبقي على أنشطة غير فعالة للغاية. محادثات بين الموظفين ومحادثات عبر الهاتف حول مواضيع مجردة والمزيد.
• استراحة الغداء تستغرق ساعة واحدة.
• إلى اذهب للعمل والعودة ، يقضي البعض نصف ساعة ، بينما يقضي البعض الآخر ما يصل إلى 3 ساعات.
• عندما يعود الشخص إلى المنزل ، يتقدم لتنفيذ الأعمال المنزلية. تستغرق حوالي 5 ساعات.

نتيجة لعمليات حسابية بسيطة ، نرى أن الشخص المشغول لديه القليل من الوقت للنوم.

لا يمكنك الاستغناء عن رحلة إلى المتجر. لتحضير الطعام ، تحتاج إلى شراء البقالة. لا تزال هناك حالات يمكن تسميتها "فارغة". دعونا نعتبرها بالترتيب.

• التسوق بدون نقود. مثل هذه الرحلات تؤدي إلى الإرهاق العقلي والجسدي. تشعر بالإحباط بسبب نقص المال وتتعب جدًا. بعد هذه الأحمال ، ينخفض ​​النشاط الفعال.
• مشاهدة البرامج التلفزيونية. التي لا تحمل أي معلومات دلالية.
• المراسلات أو وسائل الاتصال الأخرى على الإنترنت... هذا غالبا كلام فارغ.

هذه القائمة هي أكثر بكثير من النقاط المذكورة. والعديد من الأشخاص يفقدون ساعات ثمينة دون داع ودون داع يمكن استخدامها في أمور أخرى أكثر أهمية.

ثم من الضروري "أخذ العقل" وتطوير تقنية لتوزيع الوقت. يجب أن تهم الجميع دون استثناء. وحتى النساء في إجازة الأمومة وربات البيوت.

الآن دعونا نلقي نظرة على نصائح محددة.

• احصل على مفكرة بسيطة حيث سيتم تسجيل جميع المهام اليومية الخاصة بك نقطة تلو الأخرى. سيساعدك هذا على تنظيم أنشطتك بشكل صحيح.
• يمكنك استخدام من خلال طريقة البرمجة اللغوية العصبية. وبالتحديد: أنت بحاجة إلى العثور على لحظة يمكنها من خلالها الاستعداد للعمل. تمارين من هذا النوع تعني ظهور نوع من "النقر". على سبيل المثال ، في كل مرة تبدأ فيها عملك ، استخدم نفس الموسيقى المفضلة. مع مرور الوقت ، سوف تعتاد عليها وكذلك على العمل. سيتم ربط لحن معين بنشاط العمل.
• تأكد من الراحة. صدقوني ، إذا اضطر الشخص المتعب إلى القيام بعمل ما ، فإن فعالية أفعاله تقل بشكل كبير.
• تقنية أخرى توصل إليها الفرنسيون. يفعل المهام الصعبة في الصباح والباقي بعد الظهر.

يمكن التحكم في الاستخدام الفعال للوقت. هناك حيل معينة لهذا الغرض.

• الخطأ الرئيسي هو التخطيط لكل دقيقة من اليوم.... من الضروري مراعاة الظروف غير المتوقعة. لذا اترك بعض وقت الفراغ. سيسمح لك ذلك بتخصيص دقائق ثمينة لحل المشكلات المفاجئة.
• تعلم أن تقول لا عندما تعتقد أنك بحاجة إلى ذلك. أحيانًا تصادف أشخاصًا يحاولون تحويل مشاكلهم إلى أكتاف الآخرين. لذلك ، يجب أن تكون قادرًا على رفض مثل هؤلاء الأشخاص.
• يخطط عطلتك.