مصفوفة أيزنهاور - استخدام الوقت بشكل صحيح

في عصر التطور السريع بجنون ، يبدو أن الوقت لا يمر فحسب ، بل يطير بسرعة طائرة تفوق سرعة الصوت. في مثل هذه الدورة من الأحداث والأيام ، المليئة بالكثير من الشؤون والخطط ، لا يمكننا في كثير من الأحيان إدراك حتى نصف ما تم التخطيط له. وأريد أن أكون في الوقت المناسب لكل شيء. كيفية استخدام الوقت بشكل صحيح باستخدام مصفوفة أيزنهاور ، سننظر بمزيد من التفصيل.

الوقت هو كل ما لدينا. حسنًا أو سيئًا ، فنحن نعيش حياتنا يعتمد بشكل مباشر على الطريقة التي نقضي بها الوقت المخصص لنا وعلى ما نقضيه. وأولئك الذين يحلمون بالقدرة على فعل الكثير في طريقهم ، كقاعدة عامة ، يتعلمون إدارة وقتهم بفعالية. إدارة الوقت (إدارة الوقت) ليست أكثر من التخطيط. إنه يساعد على التوقف عن القلق بشأن الشعور المرير بأن الوقت قصير ، وأنه ينقصه بشدة وبسبب هذا لا يوجد وقت لفعل أي شيء.

ذات مرة ، تولى القائد العسكري والسياسي الأمريكي الشهير دوايت ديفيد أيزنهاور ، الذي كان أيضًا رئيس الولايات المتحدة ، البحث بجدية عن حل لمشكلة التخطيط الفعال. وتمكن من إيجاد حل لهذه المشكلة ، حتى أنه توصل إلى حل خاص به نظام إدارة الوقت.

لقد حدث فقط أن الدماغ البشري يدرك بسهولة أكبر وأفضل المعلومات المهيكلة ، أي أنه يتم إحضاره إلى نظام معين ، مقسم إلى رفوف. في نفس الوقت ، سيكون من الجيد تخيل هذه الأرفف ، لجعلها مرئية ، على سبيل المثال ، بمساعدة نوع من الرسوم البيانية أو الرسوم البيانية.هذا هو مبدأ توزيع القضايا الذي تقوم عليه مصفوفة أيزنهاور ، والتي تعد إحدى الطرق الرائدة لنظرية الإدارة الفعالة للوقت.

تصور خطة الشؤون والإجراءات باستخدام المصفوفة بسيط للغاية. ارسم مربعًا على الورق ، وقسمه بخطين متعامدين إلى أربعة هوامش متساوية. يجب أن تحصل على نافذة بها شبكة على شكل صليب. ستقسم هذه المجالات شؤونك إلى 4 مجموعات ، كل منها سيعتمد على علامات الأهمية / عدم الأهمية والإلحاح / عدم الإلحاح. الحقول المكونة من تقاطع الخطوط تسمى الأرباع (مفهوم رياضي) ويشار إليها على النحو التالي:

• الربع أ (المهام الهامة والعاجلة) ؛
• رباعي B (مهام مهمة ولكنها ليست عاجلة) ؛
• الربع S (ليست مهمة ولكنها مهام عاجلة) ؛
• الربع D (المهام غير المهمة وغير العاجلة).

مصفوفة أيزنهاور لها مزايا وعيوب. دعنا نصف كلاهما ، ونبدأ بالمزايا.

• على الرغم من اسمها "المصفوفة" ، والذي يشير إلى شيء معقد ، فإن النظام في الواقع سهل الفهم والتطبيق دون أي صعوبة.
• الحالات والأهداف والأهداف مقسمة إلى 4 فئات فقط ، وهذا يساعد على التنقل بشكل أفضل فيها.
• يتيح لك توزيع المهام وفقًا لمعايير الاستعجال والأهمية دفع الأمور غير العاجلة وغير المهمة إلى الخلفية ، وبالتالي إعطاء الأولوية للمسائل المهمة والعاجلة. هذه هي الطريقة التي يتم بها تحليل الحالات وتصفيتها. يتم التخلص من أولئك الذين لا يحتاجون إلى قضاء الوقت على الإطلاق.
• الميزة الرئيسية هي أن المصفوفة تجعل من الممكن جعل نفقات الوقت فعالة قدر الإمكان ، والتي بدورها تجعل من الممكن إكمال كل شيء في الوقت المحدد.

هناك أيضا عيوب لهذا النظام.

• المصفوفة غير فعالة في التخطيط طويل الأجل. إنه مناسب للقيام بالشؤون الجارية أو تلك المحسوبة للمستقبل القريب.
• عندما لا تكون هناك أهداف يومية ، فلا داعي لتطبيق مثل هذا النظام.
• لاستخدام المصفوفة بشكل فعال ، تحتاج إلى توزيع الأهداف بسرعة وبدقة في مجموعات. للقيام بذلك ، من الضروري فهم أي منها يمكن أن يُخصص الدرجة "المهمة" ، وأي منها ليس مهمًا جدًا ، وأيها يجب إكماله بشكل عاجل وأيها اختياري. يستغرق مثل هذا التدريب وقتًا ، أي أن المصفوفة لا تبدأ في "العمل" من أجلك على الفور ، ولكن هذا ناقص.
• وكنتيجة للفقرة السابقة ، قد تكون هناك أخطاء في دقة تخصيص الحالات إلى حالة معينة.

لنفكر في كل ربع من المصفوفة بمزيد من التفصيل.

إذا كنت خبيرًا في التخطيط ، فسيكون الربع A فارغًا. إذا كانت هناك حالات فيه ، فهذا يشير إلى تنظيمك السيئ. أنت تعترف بالتعليم في شؤون الوظائف والعوائق المستعجلة. وسبب هذه الصورة كقاعدة عامة هو الكسل.

أو ربما تكون قد أخطأت في تحديد الأولويات. بالطبع ، في بعض الأحيان تكون مثل هذه المواقف مقبولة ، ولكن عندما يتم ملاحظة ذلك بشكل منهجي ، فمن الضروري ببساطة العمل على الانضباط الذاتي الشخصي. من أجل تجنب "ملء" بدعة في الربع A ، من الضروري التعامل في الوقت المناسب مع المهام التي تم إدخالها في الحقول المتبقية.

ولكن لا يزال من الممكن عمل قائمة مهام صغيرة في الربع أ. يمكن أن يكون:

• مشاكل صحية؛
• الأفعال التي يمكن أن يؤدي فشلها إلى ظهور المشاكل ، وتفاقم نوعية الحياة ، وتهديد رفاهية الأسرة والعمل ؛
• الحالات ، التي سيؤدي فشلها إلى تعقيد مسار تحقيق الأهداف الرئيسية بشكل كبير أو يؤدي إلى فشلها ؛
• الخروج من حالات الطوارئ والأزمات المختلفة.

ومع ذلك ، إذا كان لديك الكثير من النقاط في هذا الربع ، فابذل كل ما في وسعك للتخلص منها. ولا تنسَ أن إنجاز بعض العناصر من قائمة العناصر المهمة والعاجلة يمكن إعادة معالجتها ، وتفويضها إلى أحد الأشخاص الموثوق بهم ، فليس من الضروري أن تتحمل عبء جميع الأمور بالكامل على عاتقك فقط.سيساعدك هذا النهج في التعامل مع ملء الربع بشكل أسرع.

تظهر الملاحظات أن الأشخاص الذين يفضلون حل المشكلات من الربع B يصبحون الأكثر نجاحًا ، ويصعدون السلم الوظيفي بشكل أسرع ، وهم الأكثر ازدهارًا من الناحية المالية ، ولا ينقصهم الوقت ، ويعيشون حياة متناغمة ومرضية. تنتمي المهام غير العاجلة إلى فئة المهام الواعدة وذات الأولوية ، وإذا اهتم الشخص بها بشكل رئيسي ، فكل شيء يسير على ما يرام بالنسبة له.

يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن الافتقار إلى الإلحاح في المجموعة ب يؤدي أحيانًا إلى تأخير في تنفيذ النقاط المحددة ، وينتقلون إلى المجموعة أ ، حيث سيتطلبون بالفعل استجابة سريعة. إذا قمت بحل المهام المهمة ، ولكنها ليست عاجلة جدًا بشكل تدريجي ومنتظم ، فستكون هذه العملية هادئة وفعالة. تحتاج إلى التعامل مع هذا النوع من الأعمال بمسؤولية ، كما أن الافتقار إلى الإلحاح يجعل من الممكن التحكم الكامل في تقدم القضية ، وتقديم جميع التفاصيل إلى المثالية ، والتفكير بوضوح في جميع الخطوات ، وبالتالي الحصول في النهاية على نتيجة مثمرة.

تعلمنا مصفوفة أيزنهاور بشكل أساسي تحديد الأولويات بشكل صحيح. هذا يعني أن أهم شيء في التخطيط هو القدرة على التمييز بين الأشياء المهمة التي تقودك إلى أهداف كبيرة ، من الأشياء الثانوية. المهام التي يجب تضمينها في المجموعة (ج) ليست مهمة ، في جوهرها ، فهي تشتت الانتباه عن الأهداف الرئيسية للقضية ، ولا تساهم في التقدم ، ولكنها على العكس من ذلك ، تؤدي فقط إلى إبطاء عملية التنمية. غالبًا ما يتدخلون في التركيز على تحقيق أهداف مهمة وبالتالي يقللون من فعالية الفعل الماضي.

لا تخلط بين الأمور العاجلة من الحقل ج ، والتي ليست مهمة ، والأمور العاجلة من الحقل أ ، والتي تعتبر في غاية الأهمية. هذا ، كقاعدة عامة ، يؤدي إلى حقيقة أن المهم حقًا يبقى في الخلفية. مثال حي على مثل هذا الموقف يمكن أن يكون الاجتماعات التي يفرضها شخص من الخارج ، وهي ليست ضرورية بالنسبة لك ، أو المحادثات الطويلة الفارغة ، والذهاب إلى الحفلات والاحتفالات ، والدعوات التي تأتي من أشخاص لا تهمك ، والبعض الآخر الأعمال المنزلية ، وتعطل الأجهزة المنزلية وما شابه ذلك. نعم ، يجب أن يتم ذلك بشكل عاجل ، لكن حل هذه المهام ليس ضرورة حيوية ، ولا يترتب على فشلها في تحقيقها متاعب.

لا تعطي الطبقات من هذه المجموعة شيئًا ، بل على العكس من ذلك ، يمكن أن تضر. يجب محاولة تأجيلها إلى وقت لاحق ، والأفضل تجاهلها جملة وتفصيلاً. لكن عليك أن تعرف العدو عن طريق البصر - يجب عليك بالتأكيد إعداد قائمة بهذه "الآفات" في الحقل D ، لأن هذه هي الأنشطة التي "تلتهم" وقتنا. هذه الحالات هي التي تكون مغرية جدًا وجذابة لكثير من الناس لبساطتها ووعدها بإعطاء الاسترخاء والمتعة ، لقضاء بعض الوقت في نعيم حلو.

مثل هذه الخصائص لهذه "الحالات" تخلق إغراءً هائلاً للتعامل معها في المقام الأول ، وترك العالم كله ، كما يقولون ، سينتظر. قد يكون من الصعب للغاية الخروج من دوامة مثل هذه الحالات الزائفة ، لأنها تجر الشخص كثيرًا. لكن محاولات القضاء على عادة الانخراط فيها لا يمكن التخلي عنها.

تشمل هذه الأنشطة:

• محادثات حول لا شيء ، محادثات فارغة لا معنى لها (سواء على الهاتف أو شخصيًا) ؛
• مثل المحادثات الواردة في الفقرة السابقة ، والمراسلات في المراسلات الفورية ، والشبكات الاجتماعية ، وجميع أنواع المحادثات ؛
• مشاهدة الأفلام والمسلسلات والبرامج التلفزيونية التي لا تحمل عبءًا دلاليًا ، مما يصرف الانتباه عن المشاكل والشؤون الخطيرة التي تسبب مشاعر سلبية مختلفة ؛
• الكمبيوتر والألعاب الأخرى (غير التعليمية).

لا شك أن الراحة للجسد والروح مطلوبة ، ولكن هناك العديد من الطرق المفيدة الأخرى لممارستها:

• قراءة الأدب الجيد ؛
• زيارات للمعارض والمسارح والمتاحف ؛
• ألعاب تطوير الذكاء.
• دروس في المسبح ، وصالة الألعاب الرياضية ، والرحلات إلى حلبات التزلج ، والرحلات خارج المدينة إلى الطبيعة ، والسفر ، وما إلى ذلك.

إذا لم تستطع القضاء تمامًا على الأنشطة الضارة من المجموعة (د) من حياتك ، فأنت بحاجة إلى محاولة تأخيرها على الأقل ، والاهتمام بها فقط عند اكتمال الأشياء من المجموعتين (أ) و (ب). ولكن حاول تقليل مقدار الوقت قضى على أنشطة "فارغة" قدر الإمكان ...

هناك احتمال كبير لعزو الحالة إلى مجموعة غير مناسبة. هذه هي المشكلة الرئيسية في بناء التسلسل الهرمي لأولوياتنا. لتسهيل التعامل معها ، تحتاج إلى تعلم كيفية الإجابة عن سؤالين باستخدام كلمتين - "نعم" أو "لا". على سبيل المثال: "هل سيساعدني إكمال هذه الحالة على الاقتراب أكثر من هدفي الرئيسي؟" الجواب "نعم" يعني أهمية القضية ، والإجابة بـ "لا" تعني عدم الأهمية.

"إذا لم أحل هذه المشكلة الآن ، فهل ستفقد أهميتها غدًا؟" الجواب "نعم" يعني إلحاح الأمر ، والإجابة بـ "لا" ليست ملحة. بعد تحديد فئة كل درس بهذه الطريقة ، عليك أولاً القيام بأشياء من المجموعة "أ" ، ثم من المجموعة "ب".

أفضل وقت لإنشاء مصفوفة هو أن تبدأ يوم جديد. فكر جيدًا في المهام التي تنتظرك في المستقبل القريب وقم بتدوينها في شكل قائمة منتظمة. ثم اختبر كل سؤال باستخدام الأسئلة أعلاه وضعها في المربعات وفقًا للإجابات. لا تنس أن تذكر أصغر الأشياء وأقلها أهمية التي تضيع وقتنا.

يتم تحديد العدد الإجمالي للمهام بنفسك. بعد تقسيم الحالات إلى فئات مناسبة ، يمكنك الكتابة في دفتر ملاحظات أو إنشاء قائمة مناسبة معتادة في منظم الهاتف بترتيب تنازلي من حيث الإلحاح والأهمية ، بحيث تكون الحالة الأولى في القائمة هي الحالات من المجموعة أ ، والثانية من ب ، والثالثة من C ، ومن D ليس عليك كتابتها على الإطلاق. تذكر أنه يجب تفويض المهام من المجموعتين أ وج إلى العائلة أو الأصدقاء أو الزملاء أو المرؤوسين. لكن المجموعة ب - هذه هي الأشياء التي من المهم أن تفعلها بنفسك.

يمكن لأي شخص يحتاجها استخدام مصفوفة أيزنهاور. إنه جيد لأنه سيكون مفيدًا للجميع على قدم المساواة ، بغض النظر عن العمر والوضع الاجتماعي: رؤساء المنظمات والمؤسسات ، والعاملين والموظفين العاديين ، وربات البيوت ، والطلاب ، والأطفال الذين يدرسون في المدارس.

لنلقِ نظرة على مثال لما قد تبدو عليه سجلات أيزنهاور اليومية.

مجموعة من الأمور العاجلة والمهمة:

• قيادة السيارة إلى محطة الخدمة للإصلاحات ، حيث أحتاجها للعمل ؛
• تقديم تقرير ربع سنوي.
• التعامل مع مشكلة البطاقة المصرفية.

مجموعة أمور غير مستعجلة ولكنها مهمة:

• تطوير موضوع جديد وتحديد الاتجاهات الرئيسية للمشروع الجديد ؛
• الاقلاع عن التدخين
• تعلم الإنجليزية؛
• شراء عضوية الصالة الرياضية.

مجموعة من الأمور العاجلة ولكن غير المهمة:

• اذهب إلى ذكرى سان سانيش من الإدارة القانونية ؛
• أهنئ الجميع على الشبكات الاجتماعية في أول أيام الربيع.

مجموعة من الحالات غير المستعجلة وغير المهمة:

• تنظيف الخزانة
• تفكيك الأشياء في الميزانين.
• مشاهدة المسلسل
• العب مع الببغاء.

يمكن مقارنة مصفوفة أيزنهاور بنظام تنقية ، مرشح يسمح لك بالتخلص من الأشياء غير الضرورية. في البداية ، قد تحتاج إلى تأليفه يوميًا ، ولكن مع تراكم الخبرة ، ستبدأ في الشعور بمستوى الحدس الذي ينتمي إليه العمل الذي ينتمي إلى أي فئة. وبمجرد إتقان نظام إدارة الوقت هذا ، وتعلم كيفية استخدامه بفعالية ، بالإضافة إلى توزيع الحالات بشكل صحيح في الأرباع ، ستشعر فورًا بموجة من الحرية.ستبدأ في الحصول على وقت للقيام بكل شيء في الوقت المحدد وفي نفس الوقت لا تتعجل ، ستعود حياتك إلى طبيعتها ، وستبدأ فجأة الأهداف التي تبدو غير قابلة للتحقيق. وستضمن لك وجود حالة ممتازة وروح معنوية عالية وحيوية وحيوية.

الانضباط هو أساس النجاح. من المؤكد أنك انتبهت لمثل هؤلاء الأشخاص الذين لا يتمتعون بهذه الصفات ، فهم في زوبعة لا نهاية لها من "الشؤون" التي لا نهاية لها ، في كل وقت يفعلون شيئًا فارغًا ، لا معنى له ، ولكن ، وفقًا لتصريحاتهم ، مهم بشكل مستحيل. ومشهد هؤلاء الناس متعب باستمرار ، منهك ، ضائع ، حزين. هم دائما منزعجون ، صعب المراس وقلقون.

إذا كنت لا تريد أن تكون على هذا النحو ولا تريد فقط إثارة التعاطف والشفقة لدى الناس ، فعليك أن تتصرف وفقًا لمبدأ العكس. إذا حدث كل شيء لهم ، وتريد نتائج معاكسة ، فأنت بحاجة إلى التصرف بطرق معاكسة. وهي: لترتيب الانضباط ، وإتقان تقنيات التنظيم الذاتي ، والالتزام بخطط وجداول وأنظمة واضحة ، وفهم بوضوح متى وما يجب القيام به ، والأهم من ذلك ، ما هو كل هذا ، ما هو الهدف. وستكون مصفوفة أيزنهاور مساعدًا ممتازًا لك في هذه الأمور.

بعد كل شيء ، لم يكن عبثًا أن مؤسسها ، الذي تحمل اسمه ، كان قادرًا على بناء مثل هذه المهنة المذهلة وأصبح أحد أشهر الرؤساء المحبوبين للشعب الأمريكي ، فضلاً عن كونه قائدًا عسكريًا ناجحًا للغاية. وكل هذا بالرغم من حقيقة أن هذا الرجل العظيم ولد لعائلة فقيرة. يمكنك بأمان أخذ مثال من هؤلاء الأشخاص واستخدام الأدوات التي اخترعوها.