التفاصيل الدقيقة للاتصالات التجارية عبر الهاتف

يعد فن الاتصالات التجارية جانبًا مهمًا من جوانب التفاوض ولم يفقد أهميته لسنوات عديدة. تزداد كثافة الاتصالات التجارية عبر الهاتف من سنة إلى أخرى. ومع تطور الاتصالات المتنقلة ، أصبحت إحدى طرق الاتصال الرئيسية. من المهم معرفة تعقيدات وقواعد الاتصالات التجارية لممارسة مهارات المحادثة الهاتفية.

يلعب الهاتف دورًا مهمًا في العالم الحديث ، لأنه يساعدنا على التواصل مع العائلة والأصدقاء والزملاء والإدارة والشركاء التجاريين.

لذلك ، أثناء محادثة مع دائرة معينة من الناس ، يطبق الشخص طريقة الاتصال المناسبة ، على سبيل المثال ، لن يجري أبدًا حوارًا مع رئيسه ، كما هو الحال مع صديق مقرب. في هذه الحالة ، يتم تطبيق نوع أكثر رسمية من الاتصال.

يجب أيضًا استخدام آداب العمل من قبل الموظفين الذين يجرون استطلاعات الرأي العام أو يتلقون مكالمات من العملاء أو يجرون مفاوضات هاتفية. غالبًا ما تكون المحادثات الهاتفية الناجحة هي مفتاح العلاقات التجارية الجيدة. وحتى صورة الشركة يمكن أن تعتمد كليًا على قدرة الموظفين على إجراء حوارات مختصة عبر الهاتف.

في الوقت الحاضر ، يتم إجراء معظم المكالمات عبر الأجهزة المحمولة. باستخدام أداة الاتصال هذه ، يجب عليك اتباع بعض القواعد.

• قم دائمًا بإيقاف تشغيل هاتفك أو ضبطه ليهتز في اجتماع عمل مع عميل أو في دار سينما أو في ندوة.
• الجهاز المحمول أكثر حساسية للصوت من الهاتف الأرضي. لذلك ، في الحالة التي يكون فيها من الضروري ، في مكان عام ، إجراء محادثة شخصية دون تدخل خارجي ، يمكنك ببساطة التحدث بهدوء ، وسيسمعك المحاور بالتأكيد.

• لا تضع رنينًا عاليًا جدًا على هاتفك. يمكنه تخويف الآخرين.
• حاول أن تجعلها قصيرة. في وجود أطراف ثالثة ، يجب ألا تستمر المحادثة أكثر من 30 ثانية ، وإلا فهناك خطر الظهور بمظهر غير مهذب أمام شخص. إذا كانت هناك أسباب وجيهة لإجراء محادثة هاتفية ، على سبيل المثال ، مرض أحد الأقارب أو معاملة كبيرة ، فيجب إخطار الحاضرين بالموقف.
• تجنب المحادثات الهاتفية أثناء غداء العمل. إذا كانت هناك حاجة ملحة للرد على المكالمة ، فعليك مغادرة الطاولة والتحدث في مكان أقل ازدحامًا.

تعتبر الاتصالات الهاتفية الأخلاقية ضرورية للتشغيل الفعال للشركة. ثقافة المحادثات الهاتفية هي نوع خاص من الاتصالات التجارية. ستساعد معرفة قواعد الآداب في تقوية العلاقات التجارية وزيادة ربحية المنظمة.

• من الضروري تحية الشخص الذي ستجري معه المحادثة الهاتفية. أنسب العبارات لهذا هي العبارات المرتبطة بالوقت من اليوم ("صباح الخير" أو "مساء الخير" أو "مساء الخير").
• أثناء محادثة هاتفية الخدمة ، من المهم مراقبة نغمة الصوت الخاصة بك. لكي لا تنفر المحاور ، تحتاج إلى التحدث بأدب وهدوء ، وتجنب المشاعر غير الضرورية.

• بعد التحية ، يوصى بتقديم نفسك وذكر اسمك ولقبك وتنظيمك.
• إذا اتصلت بشخص ما ، فمن المفيد دائمًا توضيح ما إذا كان من المناسب له التحدث في الوقت الحالي.
• تتطلب المعايير الأخلاقية أن تلتقط الهاتف بعد الرنين الثاني أو الثالث.
• أثناء المحادثة ، لا تدخن أو تأكل أو تشرب.
• إذا كان المتصل مهتمًا بموظف آخر في المؤسسة ، فيجب إعادة توجيه المحادثة إليه أو تشغيل وظيفة الانتظار.
• في الحالة التي قمت فيها بعمل رقم خاطئ ، عليك أن تعتذر للمحاور وأن تقول وداعًا على الفور دون طرح أسئلة غير ضرورية.
• لا تتصل أبدًا في الصباح الباكر أو أثناء استراحة الغداء أو قبل نهاية يومك.
• يمكن للسكرتير أو المساعد إجراء المكالمات أو الرد عليها بدلاً من المدير.

• يمكنك الاتصال بالرقم الشخصي لشريكك أو العميل بشرط أن يكون هو نفسه قد أعطاك جهات الاتصال الخاصة به. لكن في عطلات نهاية الأسبوع والأعياد ، تحظر مثل هذه المكالمات.
• هناك أوقات يتم فيها مقاطعة المحادثة بسبب الاتصال السيئ. في هذه الحالة ، يجب على الشخص الذي اتصل أولاً معاودة الاتصال.
• لا تسحب المحادثة. يمكن أن تصبح محادثة طويلة مملة والاستياء. إذا تأخر الاتصال ، ولم يتحقق الغرض من المحادثة ، فيمكنك إعادة الاتصال بالعميل في اليوم التالي أو ترتيب لقاء شخصي.
• بعد انتهاء المحادثة ، يوصى بشكر المحاور وتوديعه بأدب ، بعد أن سأل سابقًا عما إذا كان لديه أي أسئلة. سيؤدي هذا الإجراء البسيط إلى إكمال المحادثة وتشجيع المزيد من التعاون.

يجب أن تستعد بعناية لمحادثة هاتفية وأن تقوم بعدد من الإجراءات المحددة. دعنا نلقي نظرة فاحصة على النقاط الرئيسية.

• يجدر الاتصال بالمحاور فقط بعد وضع خطة محادثة واضحة. لاستبعاد التفاصيل الصغيرة ، يمكنك عمل رسومات تخطيطية أو رسومية.
• اكتب أسئلة مهمة لتتذكر طرحها أثناء التفاوض.
• قم بإعداد المستندات التي قد تحتاجها في عملية الاتصال (مراسلات ، تقارير ، عقود).

• تعرف مقدمًا من المحاور على فترة زمنية مناسبة لإجراء مكالمة.
• لتسجيل المعلومات الواردة ، قم بإعداد دفتر ملاحظات أو مذكرات.
• تعرف على القائمة العامة للأشخاص الذين سيشاركون في المحادثة من أجل مخاطبتهم بالاسم والعائلة.
• قبل الاتصال بالرقم ، حاول ضبط الحالة المزاجية الإيجابية ، ومن ثم فإن حالتك العاطفية ، بالطبع ، يجب أن تتسبب في تصرف المحاور.
• عند إجراء محادثة هاتفية ، ضع في اعتبارك سلامة الاتصالات في المكتب ، لأن المعلومات القيمة يمكن أن تقع في أيدي المنافسين.

هناك أيضًا نقاط يجب حذفها وعدم السماح بها في المحادثة الهاتفية القادمة.

• ليست هناك حاجة لمناقشة المسائل التجارية مع شخص غير مألوف أو عشوائي. من الأفضل تحديد موعد شخصيًا.
• لا يوصى بطلب قرار من شخص ليس لديه السلطة لفعل ذلك أو يعتقد خلاف ذلك. يمكنه إعطاء موافقته عبر الهاتف ، على الرغم من أنه سيعارض هذا القرار.
• لا يجب عليك التعبير عن الطلبات إذا لم تكن متأكدًا من موافقة المحاور معك ويريد المساعدة.

دور الهاتف في الاتصالات التجارية ذو شقين. غالبًا ما يصرف الانتباه عن المهام العاجلة التي يتم إجراؤها خلال اليوم ، ولكنه في نفس الوقت يسرع حل العديد من المهام. هذا هو السبب في أنه من الضروري تعلم مبادئ المحادثات الهاتفية التي تساهم في استخدامها بشكل أكثر كفاءة.

من المهم جدًا إتقان تقنية الاتصالات التجارية للموظفين ، حيث تكون تفاصيل عملهم في المحادثات الهاتفية مع العملاء المحتملين. تحاول العديد من الشركات إقامة اتصال مع المتصل من الكلمات الأولى لجعله عميلاً حقيقيًا.

تتنافس الشركات باستخدام طرق مختلفة لجذب العملاء. تعتبر المبيعات عبر الهاتف إحدى المراحل المهمة في ترويج الخدمات ، وبالتالي يجب على المديرين إجراء حوارات مع العملاء بشكل صحيح ولباقة ، وإلا فإن العقود المربحة ستذهب إلى المنافسين.

يمكن أن تساعدك النصائح التالية على النجاح في مكالمات عملك الهاتفية.

• يوصى بإجراء مكالمات مع الشخص الذي قدم لك أي خدمة مفيدة. كلمات الامتنان مهمة جدا للتعاون في المستقبل.
• ابتسم دائمًا عند إجراء محادثة. من المؤكد أن المشترك سيشعر بابتسامتك وتفاؤلك.
• أثناء عملية التفاوض ، حاول التنبؤ بمسار محادثة المحاور.
• لا تستخدم اللغة البذيئة أو العامية أبدًا. هذا مخالف لثقافة الاتصال.
• استخدم التعبيرات والمصطلحات التي يفهمها المتصل.
• لا تغطي الهاتف بيدك أثناء التحدث بالتوازي مع شخص ما. وبالتالي ، يتجلى عدم احترام المحاور.
• اشرح موقفك بثقة ودقة ، لأن الدقة من فضل الملوك.

• من المهم التفاوض بسرعة ، والإجابة على الأسئلة المطروحة دون تأخير أو إرباك المقترحات. يمكن تبرير التوقف المؤقت فقط عندما يكون الاختصاصي مشغولاً بالبحث عن الوثائق اللازمة للمفاوضات. إذا طالت فترة التوقف ، فلكل الشخص الحق في مقاطعة الاتصال.
• في لحظات الاتصال الهاتفي أو الحقيقي أو الافتراضي ، يجب أن تكون مهذبًا للغاية. الصراخ والكلام بصوت عال يعتبر مخالفة للأخلاق.
• قل وداعًا للمحاور بشكل صحيح ، لأن النهاية الماهرة للمحادثة لا تقل أهمية عن الجزء الرئيسي من الحوار. يمكنك منح المحاور الفرصة ليكون أول من ينهي المكالمة. وبالتالي ، ستنهي المحادثة بطول موجي ودود.

بالطبع ، يجب أن يكون لديك إملاء جيد للتواصل بنجاح على الهاتف.لجعل حديثك أكثر تعبيراً وإرضاءً لصوتك ، استخدم الدروس الموجودة في الفيديو التالي.