ثقافة الأعمال

تعد مهارات الاتصال التجاري ضرورية لمهنة ناجحة في أي مجال: يعتمد النجاح في الاتصال المؤسسي إلى حد كبير على مهارات الاتصال اليومية ، لكن المجال المهني له تفاصيله الخاصة. تدور ثقافة العمل حول الطريقة التي تتفاعل بها مع الزملاء والرؤساء والمرؤوسين والشركاء ، بالإضافة إلى قواعد معينة. من المهم جدًا بناء التواصل اعتمادًا على الموقف والأهداف والغايات ، بالإضافة إلى القدرة على التكيف بسرعة مع المواقف المتغيرة.

الثقافة التواصلية هي مفهوم أوسع من مجموعة أفعال الكلام. يتكون من العديد من المكونات. في ثقافة الاتصالات التجارية ، المظهر له أهمية كبيرة: يجب أن يتوافق مع مجال نشاطك ووضعك المحدد.

عادة ما يكون هناك زي موحد للعمل مع العملاء ، بدلة عمل للعمل في مكتب ، يرتدي أصحاب المهن الإبداعية بطريقة معينة ، وأولئك الذين يشغلون مناصب إدارية يحتاجون إلى التأكيد على وضعهم بالملابس والإكسسوارات. قد يبدو أن المظهر ليس مرتبطًا بشكل مباشر بالاتصالات التجارية. ومع ذلك ، فإن الانطباع الأول الذي تتركه هو الذي يحدد موقف المحاور تجاهك. إذا كان هذا الانطباع سلبيًا ، فسيتعين عليك في عملية الحوار بذل الكثير من الطاقة لإعادة تأهيل نفسك.

اللغة غير اللفظية مهمة بنفس القدر في التواصل. مواقفك وإيماءاتك وسلوكك مهمة جدًا من وجهة نظر نفسية. حاول أن تحافظ على تعابير وجهك سرية بدرجة كافية. الإيماءات مهمة جدًا ، لكن يجب أن تكون معتدلة وليست شديدة جدًا.

إذا كنت في حالة مزاجية لإجراء حوار مع شريك ، فمن الأفضل اختيار وضع مفتوح.يمكنك محاولة التكيف بشكل غير ملحوظ مع وضع المحاور. لتجنب أن يُنظر إليك بعدوانية ، يجب أن يستغرق الاتصال بالعين بضع ثوانٍ فقط. لا ينبغي أن يكون الجلوس على طاولة المفاوضات مقابل المحاور مباشرة ، ولكن قليلاً من الجانب.

ما تقوله مهم بقدر ما تقوله. من المهم جدًا أن يكون لديك معلومات موثوقة ، وأن تكون قادرًا على التعامل مع الحقائق وبناء محتوى المناقشة بكفاءة.

يعد اختيار الكلمات والتنغيم والموقف والإيماءات أمرًا مهمًا في موقف معين ، لأنه في حالات مختلفة ، سيكون السلوك المختلف مناسبًا. يمكن تقسيم ثقافة الاتصال التجاري ، اعتمادًا على الموقف والأهداف المنشودة ، إلى عدة أنواع:

• نوع المرشد يعني التنوير... يعتبر هذا الخيار نموذجيًا لعملية تدريب المتدربين ، وللأحداث التعليمية والعلمية ، ولشرح المرؤوسين لحظات العمل الفردية ، وكذلك عند العمل في فريق مع الزملاء ، إذا كنت متخصصًا في المجال الذي يكونون فيه أقل. ضليع. في كثير من الأحيان ، يتم بناء مثل هذا الاتصال في شكل مونولوج ، ومع ذلك ، في الاتصالات التجارية الحديثة ، يعتبر الحوار أكثر تفضيلاً: حتى في عملية التعلم ، حاول إشراك المحاورين في المناقشة والاستماع إلى وجهات نظرهم.
• النوع التحفيزي يهدف إلى جذب اهتمام شخص ما بمشروع ما ، وإقناعه بمدى ملاءمة هذا العمل أو ذاك ، ومساعدة الموظفين على الإيمان بأنفسهم والشعور بثقة أكبر في أي مهمة جديدة أو ببساطة صعبة. لتحقيق النجاح ، حاول تجنب العبارات الشائعة والكليشيهات. أفضل شيء هو أن تكون قدوة شخصية ، وأن تخبر قصتك الخاصة وتشرح بكلماتك الخاصة ما الذي يجذبك بالضبط إلى مشروع معين.
• نوع المواجهة تستفز الثقافة التواصلية المحاور للاعتراض عليك ، والاختلاف مع وجهة نظرك. يتضمن هذا النوع عددًا من التقنيات المستخدمة في حالة تضارب المصالح. في أغلب الأحيان ، تكون حالة المواجهة نموذجية للمفاوضات ، وكذلك لتعزيز الانتباه عند العمل مع جمهور خامل وسلبي.
• نوع المعلومات الأكثر حيادية - في إطاره ، يمكنك ببساطة نقل هذه المعلومات أو تلك إلى المستمع. حاول تجنب الخلط بين نوع المعلومات والآخرين. إذا كان الهدف هو إبلاغ المحاور ، فلا داعي لمحاولة إلقاء المحاضرة عليه أو إصابته بحماس أو الدخول في صراع. في هذه الحالة ، من الضروري أن يكون العرض التقديمي واضحًا - لهذا ، حاول التكيف مع المحاور وشرح كل شيء باستخدام الأمثلة التي يفهمها.

يتم تحديد معظم القضايا المهمة المتعلقة بالنشاط المهني في عملية الاتصال الشخصي. بالنسبة للأشخاص المنفتحين والمؤنثين الذين يعرفون كيفية تقديم أي معلومات بشكل صحيح (من خلال الإيماءات وتعبيرات الوجه والتنغيم) ، فهذه ميزة أكثر من كونها ناقص. في الاتصالات التجارية الشخصية ، لا يلعب محتوى المناقشة دورًا رئيسيًا ، فالشيء الرئيسي هو إقامة اتصال وتحديد موقفك بشكل صحيح.

يمكن أن يتكون الاتصال الشخصي من مونولوجات طويلة إلى حد ما أو ، على العكس من ذلك ، من عبارات قصيرة إلى حد ما. في كلتا الحالتين ، من المهم جدًا ليس فقط تقديم المعلومات ، كما لو كنت تكتب ملخصًا ، ولكن نقلها إلى محاور معين ، والتكيف معه. قبل التفاوض ، اكتب النقاط الرئيسية التي تريد مناقشتها ، لكن لا تحفظ الكلام أبدًا - من الضروري تغيير طبيعة السرد والتسلسل والأمثلة (اعتمادًا على رد فعل المستمعين).

بنفس الطريقة ، تحتاج إلى استخدام التنغيم والإيماءات. إذا فقدت انتباه الشخص الآخر ، اجعل خطابك أكثر عاطفية. إذا شعرت بمواجهة غير مرغوب فيها مع شريكك ، فحاول تقليد مواقف وإيماءات الشخص.من المهم جدًا ألا تكون مقيدًا بشكل مفرط ، وإلا فسيكون عرض المعلومات مملًا ، وستعطي انطباعًا عن شخص غير آمن.

أثناء محادثة شخصية ، غالبًا ما يتعين عليك اتخاذ قرارات صعبة بشكل عفوي. إذا لم تطرح عملية التفاوض الموضوعات التي توقعتها ، فمن المهم جدًا أن تظل هادئًا. حاول ألا تبالغ في رد الفعل تجاه المشاكل ، استجب دائمًا بهدوء. إذا لم تتمكن من تحديد القرار الذي يجب اتخاذه على الفور ، فيمكنك دائمًا تخصيص بعض الوقت للتفكير والموازنة بين المزايا والعيوب في بيئة مريحة.

يتم الآن حل العديد من المشكلات عبر الهاتف. عادةً ما تكون هذه توضيحات بسيطة لأي معلومات أو مشكلات تنظيمية: على سبيل المثال ، عند مكالمة هاتفية ، غالبًا ما يحدد الزملاء الأسماء والأرقام الدقيقة ، أو يحددون المواعيد ، أو يعطون أو يتلقون المهام. عادةً ما تتم المحادثات الهاتفية الطويلة فقط في الحالات التي لا توجد فيها وسيلة للالتقاء شخصيًا... في الوقت نفسه ، يتم استخدام مكالمات الفيديو في كثير من الأحيان لمزيد من الاتصالات الكاملة ، والتي لها تفاصيلها الخاصة.

لإجراء محادثة هاتفية ناجحة تؤثر على لحظات العمل ، يجب مراعاة الفروق الدقيقة التالية:

• إذا كنت تتصل بشخص ما ، فمن المهم أن تسأل عما إذا كان هذا الشخص مرتاحًا للتحدث الآن. الاتصال خارج ساعات العمل ليس مسألة آداب في معظم الشركات (ما لم يكن هناك اتفاق منفصل).
• اعلم أنه قد يكون هناك تداخل في الاتصالات - أو أن ضوضاء الخلفية قد تتداخل مع المحادثة. عند التحدث في الهاتف ، من المهم التحدث بوضوح قدر الإمكان وليس بسرعة كبيرة.
• قم ببناء خطابك بحيث يكون محددًا قدر الإمكان ويُنظر إليه تمامًا كما تريد. في عملية الاتصال الشخصي ، تلعب تعابير الوجه والإيماءات دورًا مهمًا للغاية - وهذا يسمح لك بفهم تلميحات المحاور والدوافع الخفية والتلميحات بشكل أفضل. عند التحدث في الهاتف ، أنت محروم من هذه الفرصة.
• حاول مناقشة المشكلات الضرورية عبر الهاتف بإيجاز قدر الإمكان. بالنسبة للمفاوضات الصعبة أو المناقشات الغامضة ، نادرًا ما تكون المحادثة الهاتفية مناسبة ، لذلك من المهم ذكر الأكثر أهمية فقط. من الأفضل مناقشة التفاصيل شخصيًا أو باستخدام الفيديو.

بدأ الآن استخدام مكالمات الفيديو في ثقافة الشركات الحديثة أكثر فأكثر. أولاً ، يساعدون في الحفاظ على الاتصال مع شركاء من مختلف البلدان والتفاوض بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. ثانيًا ، يعمل العديد من الأشخاص الآن من المنزل عن بُعد ، وتسهل مكالمات الفيديو حل أي مشكلات.

إذا كنت تواجه مثل هذه المحادثات التجارية ، فمن المهم الانتباه إلى ما يلي:

• سيحدث مظهرك فرقًا كبيرًا. حتى لو كنت في المنزل ، فحاول ارتداء ملابس تشبه العمل.
• ابحث عن مكان في المنزل تكون فيه الخلفية أكثر أو أقل حيادية. يوجد في الخلفية مطبخ أو تلفزيون يعمل أو أطفال يلعبون ، يمكن أن يتداخل ذلك مع حل مشكلات العمل.
• يستخدم العديد من الأشخاص الآن سماعات الرأس ، لكن الأمر يستحق التذكر: فهي تسمح لك بسماع المحاور بشكل أفضل ، لكنهم لا يضمنون أن المحاور يسمعك جيدًا إذا كنت تتحدث من خلال الضوضاء. إذا كنت تحل مشكلات الشركة من المنزل ، فاطلب من عائلتك التزام الهدوء أو الجلوس في غرفة منفصلة.
• أمام الكاميرا ، من المهم بشكل خاص التحكم في إيماءاتك وتعبيرات وجهك. مشاكل الاتصال شائعة ، ويمكن تحميل الصور ببطء ، ويمكن إبراز أي تعبيرات وجه مؤسفة.
• إذا كنت تناقش قضايا خطيرة تتطلب سجلات أو وثائق أمام عينيك ، فقم بإعداد كل هذا مسبقًا (قبل الاتصال) وأرسل المواد اللازمة إلى المحاور الخاص بك.

يتم الآن حل العديد من المشكلات في المنظمات عن طريق المراسلة.إحدى مزايا هذه الاتصالات التجارية هي المعلومات المنظمة. إذا كنت لا تستطيع أثناء عملية الاتصال المباشر الانتباه إلى نقاط معينة مهمة للمحاور (أو ببساطة نسيت المعلومات الضرورية) ، في النموذج المكتوب ، سيكون من الممكن مراعاة جميع الفروق الدقيقة.

إذا كنت تتواصل كثيرًا مع الزملاء وأصدقاء المراسلة ، فمن المهم جدًا أن تكون قادرًا على الكتابة بشكل صحيح. لا يقوم محررو النصوص دائمًا بتصحيح الأخطاء النحوية بشكل صحيح ، لذا لا يجب الاعتماد عليها بالكامل - إذا لم تكن متأكدًا من كيفية تهجئة كلمة ، فراجع نفسك باستخدام قاموس. يجب توخي الحذر عند إرسال رسائل نصية من الهواتف والأجهزة اللوحية - مع الكتابة التلقائية ، يمكن استبدال كلماتك بأخرى ، وستكون رسالتك ببساطة بلا معنى.

يعتبر الكثيرون أن المراسلات التجارية هي مهنة أبسط من المفاوضات الحية - في الواقع ، هناك دائمًا وقت للتفكير في رسالة ، وفي عملية الحوار الحقيقي ، عليك الرد تلقائيًا. ومع ذلك ، فإن الجانب السلبي هو أنك لا تحصل على رد فعل عفوي من المحاور ، وهذا جانب نفسي مهم.

لمزيد من المعلومات حول ثقافة الاتصالات التجارية ، انظر أدناه.