الأخلاق والقواعد الأساسية للاتصالات التجارية

الاتصالات التجارية هي وسيلة للتواصل بين الناس في عملية تنفيذ أنشطة ريادة الأعمال أو أداء واجبات العمل. بمعنى ، هذا نوع من الاتصال يرتبط بعملية إنتاج منتج أو تقديم أي خدمة ولا يرتبط بالعلاقات الشخصية أو الاجتماعية بين الناس.

تعتمد الاتصالات التجارية المتحضرة على مراعاة المشاركين فيها لبعض القواعد والمعايير غير المكتوبة التي تساهم في تحقيق الأهداف التي حددها الأطراف والحفاظ على علاقات عمل جيدة بينهم ، والتي تعد ضرورية لمزيد من التفاعل المفيد للطرفين.

الفرق الرئيسي بين العلاقات التجارية وأي علاقات أخرى هو تنظيمها. وهذا يعني وجود حدود معينة في العلاقات ، تحددها التقاليد الثقافية والمبادئ الأخلاقية الإنسانية العالمية ومتطلبات الأخلاق المهنية.

تعتبر أخلاقيات الاتصالات التجارية أحد مكونات الأخلاق العامة ، والتي لها جميع خصائص هذا الأخير. بشكل عام ، يمكن النظر إلى هذا المفهوم كنوع من مجموعة من الأفكار حول الأخلاق وقواعدها وقواعدها ، والتي يسترشد بها الأشخاص في العلاقات مع بعضهم البعض في عملية أنشطة الإنتاج.

المبادئ الأساسية لأخلاقيات العمل هي:

• الحصول على مزايا بأقصى عدد من المشاركين في علاقة العمل ؛
• ضمان الوصول نفسه لجميع أطراف العلاقة إلى موضوع علاقة العمل.

في الاتصالات التجارية ، هناك دائمًا تناقض حاد للغاية بين المعايير الأخلاقية وجوهر نشاط ريادة الأعمال ، والذي يحلها رجال الأعمال بطرق مختلفة. على أي حال ، فإن هذا القرار يتلخص في أحد المواقف الرئيسية:

• جوهر الموقف البراغماتي أو مبدأ النفعية هو أن الأخلاق والأعمال مفاهيم غير متوافقة. الشيء الرئيسي هو تحقيق أقصى قدر من مؤشرات الربح بأي وسيلة. يحاول رواد الأعمال الذين يلتزمون بوجهة النظر هذه تجنب الحديث عن الأخلاق والالتزامات الاجتماعية والمعايير الأخلاقية.
• يعتمد الموقف المتحضر أو ​​مبدأ الواجب الأخلاقي على حقيقة أن الأخلاق هي التي يمكن أن تساعد في تعظيم الأرباح ، وتوسيع أو تعزيز الاتصالات التجارية ، وإدخال وتعزيز قواعد السلوك الأخلاقية في المجتمع ككل ، والتي لا يمكن إلا أن تساهم في مزيد من الازدهار للأعمال.

تستخدم أخلاقيات العمل اليوم المعرفة من مختلف المجالات (الأخلاق وعلم النفس والتنظيم العلمي للعمل).

هناك عدة مهام رئيسية للآداب:

• إن وجود بعض معايير السلوك الراسخة والحاجة إلى الامتثال لها يبسط إجراءات الاتصال مع المنظمات الأخرى وداخل العمل الجماعي ، لأنه أسرع وأسهل للعمل وفقًا للنماذج المقبولة عمومًا. أثناء مراقبة آداب العمل ، يكون لدى المشاركين في الاتصال فكرة واضحة عما يمكن توقعه من بعضهم البعض.
• يساهم الإتيكيت في الحفاظ على العلاقات الطبيعية مع ممثلي البيئة الخارجية للمؤسسة ، فضلاً عن خلق بيئة عمل في الفريق.
• كما أنه يحافظ على الراحة الأخلاقية لكل مشارك في الاتصال. في حياة الإنسان ، غالبًا ما يكون الاستقرار العقلي أكثر أهمية من الراحة الجسدية. يساهم وجود قواعد العلاقات المهنية في الحصول على الرضا الوظيفي للشخص.

تستند المبادئ الأساسية لآداب العمل على حقيقة أنه عند اتخاذ القرار ، يجب على المرء أن يفعل ذلك بحيث يتم دمج حدود العمل مع القيم الأخلاقية للمشاركين الآخرين في الاتصالات ويمكن تنسيقها مع اهتماماتهم. في الوقت نفسه ، يجب أن يكون للتنسيق هدف مبرر أخلاقياً ، ولتحقيقه يجب استخدام الأدوات ذات الصلة أخلاقياً فقط.

هناك عدة مبادئ أساسية:

• شخصي. أي اتصال ، بما في ذلك الأعمال التجارية ، يحدث بين الأشخاص بخصائصهم الشخصية. وعلى الرغم من حقيقة أن الاتصال بينهما له توجه مهني ، فإن العلاقة الشخصية ستظل تؤثر على عملية التفاعل.
• استمرارية. يكمن جوهر هذا المبدأ في بدء الاتصال المستمر من قبل المشاركين في الاتصال ، إذا وجدوا أنفسهم في مجال رؤية بعضهم البعض. انطلاقا من حقيقة أن الناس يتواصلون مع كل من الوسائل اللفظية وغير اللفظية ، فإنهم يشاركون باستمرار معلومات معينة مع بعضهم البعض ، والتي يعطي كل مشارك في الاتصال معناها الخاص ويستخلص استنتاجاته الخاصة.
• العزيمة. أي تفاعل له هدف محدد أو عدة أهداف. ومع ذلك ، يمكن أن تكون صريحة أو ضمنية. عند التحدث إلى الجمهور ، يكون للمتحدث هدف واضح يتمثل في نقل مادة معينة إلى الجمهور ، وهدف ضمني - على سبيل المثال ، لإظهار ذكاءه وبلاغته الرائعة للجمهور.
• تعدد الأبعاد. يفترض هذا المبدأ أنه في العلاقات التجارية لا يوجد فقط تبادل للمعلومات ، ولكن أيضًا تنظيم العلاقة بين الطرفين. أي ، في التفاعل المهني ، ينقل المشاركون إلى بعضهم البعض موقفهم العاطفي ، والذي يعمل كمنظم لعلاقات أعمالهم.

بناءً على المهام والمبادئ المذكورة أعلاه لأخلاقيات العمل ، من الممكن صياغة قواعد أخلاقية مهنية ، والتي تعد ضرورية أيضًا للامتثال من قبل الموظفين العاديين في الفريق ، وكذلك من قبل مدير أو مالك المؤسسة.

إنها إحدى الأدوات الرئيسية للنجاح في مهنة أو عمل:

• الدقة والالتزام بالمواعيد. كجزء من علاقة مهنية أو تجارية ، يجب ألا تتأخر أبدًا عن العمل أو الاجتماع أو اجتماع العمل. بعد كل شيء ، تتناقص بسرعة درجة الاحترام والثقة في الشخص الذي يستمر في الانتظار طوال الوقت وفي نفس الوقت يضيع وقت الآخرين. تتحدث هذه الجودة من جانب الآخرين عن عدم القدرة على التكيف مع إيقاع الحياة الحديث ، وعدم الموثوقية. من المهم أيضًا تقدير وقت الآخرين وعدم الاستغناء عنه لإجراء محادثات غير ضرورية بدون إذن منهم.
• تنظيم مساحة العمل الفعالة... يمكن أن يتحدث مكان العمل الكثير عن مالكه. من الواضح أنه إذا تم الحفاظ عليها بالترتيب ، فيمكن قول الشيء نفسه عن أفكار الشخص. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر وقت العمل بشكل كبير. بعد كل شيء ، قد يستغرق الأمر وقتًا طويلاً للعثور على المستند الضروري على سطح المكتب المليء بالأوراق.
• التواصل المؤدب واحترام الآخرين... في العلاقات التجارية ، من المهم احترام المحاور والسعي لفهمه ، لتكون قادرًا على وضع نفسك في مكانه والنظر إلى الموقف من خلال عينيه. الإهانات والإهانات في المجال المهني غير مقبولة وكذلك الصراخ والتعبيرات "القوية" والفظاظة. يجب أن تكون قادرًا على التصرف ليس فقط من أجل مصلحتك الخاصة. في الوقت نفسه ، يجب ألا تُظهر الإيثار المفرط. يمكن أن يشير هذا النوع من السلوك إلى النعومة المفرطة.

• المظهر المناسب للموقف. يجب أن تتذكر دائمًا أن المظهر جزء مهم من الاتصالات التجارية. الشيء الرئيسي في الصورة ليس وجود سمات باهظة الثمن ، ولكن الدقة والأناقة. إذا تم اعتماد نمط معين من الملابس في المكتب ، فمن الأفضل الالتزام به حتى لا تتسبب في مواقف سلبية تجاهك من كل من الإدارة والزملاء.
• موقف العمل... إذا كان الموظف يركز على النتائج ، فهذا له تأثير إيجابي على كل من حياته المهنية وكفاءة الشركة. إن موقف "الإهمال" لا يمكن تصديقه أبدًا. بوجود هؤلاء الموظفين ، بالكاد تأمل الشركة في تحقيق أهدافها.
• الإيماءات المقيدة. لا تنس مساحتك الشخصية. آداب العمل لا تقبل الاتصال اللمسي بين المشاركين في التواصل. غير مسموح بالقبلات واللمس. الشيء الوحيد الذي يمكن أن يحدث هو المصافحة. يجدر أيضًا التقليل من مختلف الإيماءات وتعبيرات الوجه ، لأنها يمكن أن تتعرف بسهولة على التلميحات أو عدم اليقين. يجب أن يكون الظهر مستقيماً ، ويجب أن تكون النظرة ثابتة ، ويجب أن تكون الحركات واضحة.

• قواعد للجميع. آداب العمل هي نفسها بالنسبة للجميع ، ذكوراً وإناثاً. يمكن لسيدة الأعمال أيضًا أن تصافح محاورها. في الوقت نفسه ، لا يمكنها المغازلة أو إلقاء نظرات لا لبس فيها أو التظاهر بذلك.لا ينبغي الإعلان عن خصائص شخصية المشارك في علاقة عمل. الصرامة وضبط النفس هي القواعد الأساسية التي يجب اتباعها في بيئة العمل.
• مراعاة التسلسل الهرمي... في الاتصالات التجارية ، ليس الجنس هو الذي يأتي في المقدمة ، ولكن مبدأ التسلسل الهرمي. أي أن وضع الموظف يتم تحديده من خلال مكانه في السلم الوظيفي. يعد الالتزام بالتبعية أحد أهم القواعد في علاقات العمل.
• العلاقات داخل الفريق... إن تحقيق الأهداف التي حددتها الشركة مستحيل بدون فريق فعال. يُبنى الفريق الجيد على التفاعل الصحيح بين أعضائه (علاقة متساوية ، غياب "المفضلة" و "الضحايا" ، عدم مقبولية العلاقات الشخصية).

• سرية... يجب أن يكون الموظفون قادرين على الحفاظ على سرية المعلومات والأسرار الرسمية ، وليس نشرها عن الوضع في الشركة ، ومراقبة حماية البيانات الشخصية.
• لهجة الأعمال في الحروف... في المراسلات المرسلة نيابة عن الشركة ، أو ردًا على أي مستند ، يجب عليك الالتزام بقواعد المراسلات التجارية.

في مجتمع تقليدي فيما يتعلق بقيم ومعايير آداب العمل في المنظمة هناك عدة أنواع من السلوك البشري:

• "منضبط" - موظف مخلص للمؤسسة يقبل تمامًا قواعد السلوك المقبولة فيها ويتصرف بطريقة لا تؤدي إلى تضارب في المصالح (خاص به ومصالح الشركة).
• "التكيف" - الموظف الذي يتصرف وفقًا للمعايير المقبولة عمومًا في الشركة ، لكنه لا يقبل قيمها. على الرغم من حقيقة أن هذا الموظف يتبع القواعد ، لا يمكن وصفه بالولاء والولاء للشركة. في الظروف القاسية بالنسبة له ، قد يرتكب فعلًا يتعارض مع قيم الشركة.
• "إبداعي" - نوع من الموظفين يشترك في قيم الشركة ولكن قواعد السلوك الراسخة فيها غير مقبولة بالنسبة له. في هذا الصدد ، قد يتعارض مثل هذا الشخص مع الإدارة والزملاء. لا يمكن التكيف الناجح مع مثل هذا الموظف إلا إذا سمحت له الشركة ، كاستثناء ، بعدم اتباع القواعد العامة.
• "المتمرد" - الموظف الذي تعتبر القيم والقواعد الموضوعة في المنظمة غريبة بالنسبة له. على الرغم من التحذيرات ، فإنه يكسر الحواجز ويتعارض باستمرار مع الآخرين على جميع مستويات التسلسل الهرمي. الحاجة إلى الالتزام بأنماط معينة ينظر إليها بشكل سلبي. قد يكون السبب في ذلك هو الإحجام عن فهم أهمية معايير الشركة وقيمها ، والافتقار إلى المهارات اللازمة لذلك.

تعتمد خصائص الاتصال ، المشروطة بالواجبات المهنية أو ضرورة العمل ، على المستوى الذي يحدث فيه أو بين مستويات التسلسل الهرمي الإداري. دعنا نفكر في كل نوع من أنواع التفاعل على حدة.

يتم تقليل المحتوى الرئيسي للقواعد الأخلاقية في الاتصال بين المرؤوس والقائد إلى بعض النقاط البارزة:

• يجب أن يساهم سلوك المرؤوس في الحفاظ على جو نفسي مريح في الفريق ومساعدة رئيسه في ذلك.
• ستُعتبر محاولة المرؤوس لقيادة الرئيس مظهرًا من مظاهر عدم مراعاة مبدأ التسلسل الهرمي وعدم الاحترام. للمرؤوس الحق في إبداء رأيه للمدير ، ولكن بالشكل الصحيح مع مراعاة مركزه.
• لا يُسمح باستخدام لهجة قاطعة عند التواصل مع الإدارة.
• يعتبر الاتصال بالمشرف غير مقبول.

يتم تحديد ميزات فئة العلاقات الرأسية من أعلى إلى أسفل بواسطة القاعدة: تحتاج إلى بناء علاقات مع المرؤوسين بالطريقة التي تريد أن تبدو عليها العلاقة مع القائد.

يجب على القائد:

• نسعى جاهدين لإنشاء فريق متماسك يسعى لتحقيق أهداف مشتركة ؛
• معرفة أسباب الصعوبات التي تنشأ في عملية النشاط المهني ؛
• للفت انتباه المرؤوسين إلى أوامر الإدارة التي لم يتم الوفاء بها من قبلهم ؛
• لتقدير مزايا مرؤوسيهم ؛
• ثق في مرؤوسيك.
• اعترف بأخطائك
• معاملة جميع الموظفين على قدم المساواة.

لا يستطيع المدير:

• انتقاد شخصية الموظف.
• إبداء تعليقات أمام المرؤوسين الآخرين ؛
• أظهر للموظفين أن المدير لا يتحكم في الموقف.

يكمن جوهر قواعد الآداب المتعلقة باتجاه العلاقة أفقياً في مراعاة مبدأ التعاطف ، أي تقديم المرء نفسه في دور زميله.

بعض الأمثلة على آداب السلوك على مستوى الموظف والموظف هي:

• اتصل بالزملاء بالاسم ، لأن الطريق إلى بناء الصداقات يكمن من خلال اسم الشخص ؛
• ابتسم وكن ودودًا مع الزملاء ؛
• حاول الاستماع إلى زملائك وليس نفسك فقط ؛
• معاملة كل موظف كشخص ؛
• معاملة الزملاء بنزاهة قدر الإمكان ؛
• محاولة تقاسم المسؤوليات عند أداء المهام المشتركة ؛
• عدم تقديم وعود غير واقعية.

سوف تتعلم المزيد عن أهم مهارات الاتصال التجاري في الفيديو التالي.