مراحل الاتصال التجاري

تعتبر مهارات الاتصال من أهم شروط التواصل الناجح بين الناس وتبادل المعلومات وتحقيق النتيجة المرجوة. دخلت آداب العمل حيز الاستخدام منذ ظهور علاقات السوق. تمنحه العديد من الثقافات مكانة منفصلة في العلاقات بين الناس ، مما يرفعهم إلى مرتبة الاحتفالات. وهذا يؤتي ثماره ، لأن آداب العمل تساعد في إقامة اتصال مع شريك ، ويعتمد نجاح المؤسسة إلى حد كبير على سلوك الأشخاص أثناء اجتماع العمل.

على عكس الاتصالات اليومية العادية ، فإن الاتصالات التجارية لها مبادئها الواضحة وتهدف إلى تحقيق هدف محدد من خلال الاتفاق والوفاء بالالتزامات. تتيح لك بيئة العمل إنشاء جهات اتصال مفيدة جديدة يعتمد عليها نجاح الأعمال المنجزة. ولكن لا يمكن دائمًا لشركاء المستقبل التعاطف مع بعضهم البعض وإيجاد أرضية مشتركة.

الاتصال التجاري هو الحصول على الربح. مع تساوي جميع الأشياء الأخرى ، يكون الفائز هو الشخص الذي لديه المعرفة وقواعد آداب العمل. من السهل اتباع مثال التفاعل بين رجلي أعمال ، أحدهما يقود المحاور بسهولة وبطبيعته إلى الاستنتاجات التي يحتاجها ، والثاني لا يمتلك مهارات الاتصال التجاري ولا الخطابة ويضطر إلى تفويت فرص العمل المربحة مرارًا وتكرارًا تكرارا.

وبالتالي ، فإن الاتصال التجاري هو نظام من المهارات يتضمن مجموعة كاملة من السلوك التواصلي:

• ثقافة الاتصال (المعتمدة في بلد معين) ؛
• خطابة.
• أخلاقيات العمل (القواعد واللوائح) ؛
• علم نفس العلاقات
• منطق بناء الكلام (الشفوي والمكتوب) ؛
• صورة؛
• جرس الصوت والتجويد.

في العالم الحديث ، يتم تقديم الاتصالات التجارية في العديد من أشكالها في وقت واحد:

• محادثة عمل هو اتصال شفهي أو افتراضي بين الزملاء أو الشركاء ، بهدف مناقشة مشاكل العمل. في أغلب الأحيان ، يتم إجراء محادثة بين المشاركين في نفس مجال العمل ، الذين يفهمون تفاصيل هذا الحوار ، ويكونون قادرين على الحفاظ على محادثة حول موضوع مهني ضيق.
• اجتماع عمل - مناقشة موجَّهة بوضوح ، وتشمل مهامها حل المشكلات التنظيمية الحالية ، وتحليل المعلومات المتاحة للمشاركين ، وبناء سلسلة من السلوكيات الإضافية ، واتخاذ القرارات واستنتاجها.

• المراسلات التجارية - هذا اتصال رسمي من خلال خطاب عمل ، باستثناء أي مظهر من مظاهر الألفة أو اللغة العامية. خطاب العمل هو مستند يحتوي على رسالة رسمية ويتم إعداده وفقًا لجميع معايير المراسلات التجارية. كقاعدة عامة ، سواء في شكل ورقي أو إلكتروني ، تم تجهيز نموذج خطاب العمل بشعار أو بيانات عنوان الشركة أو المؤسسة. أيضًا ، تتبع خطابات العمل ترميزًا معينًا على الصفحة.
• الخطابة - التفاعل بين المتحدث والجمهور. هذا النوع من الاتصالات التجارية يمثل تحديًا ويتطلب مهارات التحدث أمام الجمهور. يجب أن يكون المتحدث مؤهلاً قدر الإمكان في السؤال الذي يتم طرحه وأن يكون لديه مهارات الكلام الخطابي لإثارة اهتمام الجمهور وإقناعهم. حسب نوع عرض المادة ، يمكن أن يكون الخطاب العام إعلاميًا (تقرير) ، مشجعًا (إثارة) ، مقنعًا (خطاب رسمي).

يؤدي فهم تفاصيل وأهمية الاتصالات التجارية إلى استنتاج مفاده أنه يمكن ويجب تعلمها.

يعد الامتثال لقواعد آداب العمل أمرًا ضروريًا لبناء علاقات تجارية ناجحة بين شركاء العمل والزملاء والدبلوماسيين من مختلف البلدان. يمكن أن تختلف ثقافة العمل والسلوك بشكل لافت للنظر عن بعضهما البعض ، ولكن هناك قواعد سلوك مقبولة بشكل عام يجب على أي شخص يحترم نفسه الامتثال لها ، بغض النظر عن الانتماء إلى مجتمع معين.

• الالتزام بالمواعيد. في بيئة الأعمال ، يعتبر قول "الوقت هو المال" مناسبًا ، وبالتالي فإن التأخير في الاجتماعات وجعل المحاور ينتظر هو ذروة اللا أخلاقية.
• فرض. إن الوفاء بالالتزامات المفترضة هو أساس السمعة الطيبة ، والتي بدونها يكون التفاعل الناجح في بيئة الأعمال مستحيلاً.
• سرية. تعد القدرة على الاحتفاظ بسرية البيانات والحفاظ على أسرار الشركة أحد شروط الثقة المتبادلة والتعاون الكامل.
• موقف محترم... إن احترام المحاور ، والقدرة على الاستماع ، والتشبع بما قيل ، يفسح المجال لنفسه ، ويفتح فرصًا واسعة لإقامة الاتصال. هذه المهارة مفيدة أيضًا عند التفاعل مع الموظفين والمرؤوسين.

• احترام الذات. بقدر ما يتعلق الأمر بإدراك الذات في عملية الاتصال ، يجب أن يكون المرء قادرًا على إيجاد "وسيلة ذهبية". استجب للنقد أو النصيحة بهدوء ، ولكن أيضًا لا يتم التلاعب بها ، لتكون قادرًا على قمع محاولات الضغط بكرامة ، لإعادة المحادثة إلى المسار الصحيح.
• الخطابة. القدرة على التعبير عن أفكارك بوضوح ، ونقل معنى الكلام إلى المحاور ، دون انسداد العبارات بكلمات غير لائقة ودون إبعاد الفكر عن موضوع المحادثة. هذه القدرة لا تُمنح للجميع بطبيعتها ، لذلك من الضروري تخصيص وقت لفن الخطابة في تدريبك.
• معرفة القراءة والكتابة. يعتمد وضوح الكلام إلى حد كبير على معرفة القراءة والكتابة لدى الشخص ، والقدرة على الكتابة دون أخطاء أمر لا بد منه في بيئة الأعمال.
• مظهر خارجي. في العالم الحديث ، يوجد بالفعل نظام لباس محدد (قانون الملابس) ، والذي يفترض شكلاً معينًا من الملابس لزيارة مكان العمل أو الأحداث أو المنظمات أو المؤسسات. عادةً ما تكون هذه بدلات عمل للرجال والنساء ، وهي مجموعة قياسية من المجوهرات والإكسسوارات. في حالة الزيارة الأولى لمنظمة أو حدث غير معروف ، يجب أن تعرف مسبقًا قواعد اللباس المقبولة.

في هيكل الاتصالات التجارية ، يمكن التمييز بين أربع مراحل ، سيسمح لك تسلسلها بتحقيق أقصى تأثير في المفاوضات.

هنا الانطباع الأول ذو أهمية قصوى. عند التحضير للقاء مع أحد المحاورين ، سيكون من المفيد العمل مع المعلومات مقدمًا: دائرة اهتمامات المحاور ، البيئة وخصائص ثقافته ، القواعد والتقاليد المهمة للمحاور. سيجعلك هذا تشعر بمزيد من الثقة والاحترام لسمات شخصية شريكك.

العبارات الأولى التي تم إنشاؤها بشكل صحيح هي مفتاح نجاح المزيد من التواصل. عليك أن تبدأ من خلال لفت انتباه الخصم إلى نفسك. سيساعد هذا على الود الإنساني المعتاد ، والمجاملة ، وإظهار الاهتمام المهذب بشخص المحاور ، ونطق اسمه.

في عملية مناقشة المهام ، من الضروري التناغم مع المحاور في نفس "الموجة". يمكن تحقيق هذه النتيجة من خلال المراقبة الدقيقة للحالة العاطفية للشريك أو الجو العاطفي العام داخل المجموعة ، عندما يتعلق الأمر بالمفاوضات مع الجمهور.

ستساعدك معرفة القنوات الرئيسية الثلاث للإدراك على التوافق مع المحاور: البصر والسمع وعلم الحركة (يشمل ذلك اللمس والرائحة وموضع الجسم والإيماءات وتعبيرات الوجه).

التركيز المباشر على موضوع الاجتماع ومناقشة المشاكل والمهام. الهدف من هذه المرحلة هو التوصل إلى اتفاق يرضي الطرفين.

في المرحلة الثالثة ، يتم استخدام عدة مراحل ، يتكون جوهر الاتصال منها:

• تحديد دوافع وأهداف المحاور ؛
• الحفاظ على الانتباه: من المهم رؤية الموضوع الرئيسي للمحادثة ، دون الانحراف أو القفز من موضوع إلى آخر ؛
• الجدل والإقناع: يستخدم في حالة الاختلاف في الرأي.
• يعد تحديد النتيجة لحظة حاسمة في المحادثة عندما يكون من الضروري إكمال التواصل حول موضوع معين ، بغض النظر عن النتائج ، يأتي هذا الشعور الداخلي مع الخبرة ويعتمد على الملاحظة ، والقدرة على التقاط أدنى التغييرات في الخلفية العاطفية بوضوح من المحاور.

يتكون الانطباع العام عن الاجتماع في المرحلة الأخيرة من الاتصالات التجارية ويتم تسجيله بشكل واضح في الذاكرة. لذلك ، يمكن أن تكون القدرة على إنهاء المحادثة بشكل صحيح عاملاً حاسماً في زيادة التعاون.

لمعرفة كيفية التواصل بشكل جميل ، شاهد الفيديو التالي.